Modifications de la Loi sur la publicité légale des entreprises : nouvelles obligations de transparence
Depuis le 31 mars 2023, les modifications apportées à la Loi sur la publicité légale des entreprises (LPLE) par le projet de loi no. 78 (Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises) ont instauré de nouvelles obligations de transparence.
Désormais, les organismes et les personnes morales assujettis à cette loi, tels que les coopératives d'habitation et les syndicats de copropriété, doivent obligatoirement transmettre au Registraire des entreprises du Québec (REQ) des informations permettant d’identifier leurs administrateurs.
Date de naissance et pièce d’identité
Des informations supplémentaires sont également requises concernant les administrateurs, les dirigeants et les principaux actionnaires. Ainsi, la date de naissance (jour, mois et année) de toutes les personnes physiques inscrites au registre des entreprises, à l'exception des fondés de pouvoir et des administrateurs du bien d'autrui, doit être déclarée. Tous les concernés doivent se conformer à cette obligation, y compris les entités exemptées de déclarer les informations relatives à leurs bénéficiaires ultimes. La date de naissance ne sera pas rendue publique ni accessible au grand public.
En vertu de la LPLE, toutes les personnes physiques dont le nom est inscrit au registre des entreprises doivent obligatoirement déclarer leur adresse personnelle de domicile. Suite aux modifications apportées à la LPLE, un assujetti peut également déclarer l'adresse professionnelle d'une personne physique. Si une adresse professionnelle est déclarée en plus de l'adresse du domicile personnel, seule l'adresse professionnelle sera rendue publique au registre.
Enfin, les modifications apportées à la LPLE stipulent que toutes les personnes morales assujettis cette loi doivent déclarer et transmettre au REQ une copie lisible d'une pièce d'identité valide pour chaque administrateur inscrit, ainsi que pour l'ajout de tout nouvel administrateur élu. Chaque pièce d'identité doit être délivrée par une autorité gouvernementale et contenir un nom, un prénom et une date de naissance, bien qu'une photographie ne soit pas requise. Toujours dans l’objectif d'assurer la fiabilité des informations contenues dans le REQ et que personne ne tente d’usurper l’identité des administrateurs, il y a lieu de fournir une copie d'une telle pièce d'identité pour chaque administrateur actif mais aussi lors de l'ajout ou du retrait de tout administrateur. Cela s'appliquera donc lors de l'élection de nouveaux administrateurs qui devront être ajoutés au registre dans un délai de 30 jours, ou en cas de démission et de fin du mandat d'un administrateur.
Communication et protection des informations personnelles
Pas d’inquiétude : le REQ conservera dans le dossier de l'entreprise la copie numérisée de chaque pièce d'identité transmise jusqu'à la date d'immatriculation de l'entreprise ou la date du dépôt de la déclaration de mise à jour (annuelle ou courante). Ensuite, ces copies seront détruites et elles ne seront jamais publiées au registre des entreprises.
Toutefois, vous devez être vigilants lors de la transmission de ces informations. Nous suggérons de privilégier un dépôt électronique sécurisé lors des déclarations de mise à jour annuelle ou courante sur l’onglet “Mon bureau” du site internet du REQ ou de déposer directement une copie de votre pièce d’identité par un service de messagerie aux bureaux disponibles du REQ.
Comme lors de toute communication et de transmission électronique de vos informations personnelles et nominales, il convient de s’assurer des mesures de protection avec les différents intervenants (avocats, notaires, comptables, ou vos co-administrateurs ou gestionnaire) chargés de les manipuler et de mettre à jour le profil de votre organisme ou de votre entreprise sur le registre des entreprises.
2024 : un outil supplémentaire de recherche
De plus, dans le courant de l’année 2024, le REQ devrait mettre en place un outil qui s’avérera utile, soit la possibilité d'effectuer une recherche d'informations au registre des entreprises en utilisant le nom ou le prénom d’un administrateur. La recherche au moyen de la date de naissance ne sera pas permise.
Une telle recherche pourra permettre de mieux connaître le profil d’un administrateur et savoir si il.elle siège sur les conseils d’administration d’autres organismes ou entreprises. De telles recherches pourront aider à mieux cerner en amont de potentielles situations de conflit d’intérêts pour des administrateurs siégeant sur des organismes apparentés ayant des objectifs voisins ou desservant un même bassin d’administrés ou de clients. La divulgation volontaire de ce genre de situations demeurant une obligation de chaque administrateur, il y a lieu de croire que ce n’est pas l’objectif d’un tel outil, dont les modalités exactes seront connues en 2024.
Vous pouvez consulter les modalités détaillées pour se conformer aux nouvelles obligations de transparence sur le site du gouvernement du Québec :
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