Adoption de la loi 103 : copropriétés et coopératives à l'heure des réunions à distance
Entré en vigueur le 9 décembre 2021, le projet de loi 103 modifie la Loi sur les coopératives (LRQ, c. C-67.2) pour permettre la tenue à distance des assemblées générales des membres coopérants et des réunions du conseil d’administration. Le même projet de loi ajoute également au Code civil du Québec plusieurs articles permettant aux copropriétés divises (condominium) d’en faire de même.
Depuis mars 2020, les mesures sanitaires mises en place lors des différentes phases de la pandémie de Covid-19 ont contribué à l’avènement généralisé des réunions par visioconférence sur les plateformes offertes au grand public (Zoom, Teams, Meet, Facetime, etc.). Dès les premiers mois de la pandémie au Québec, l’Arrêté numéro 2020-029 de la ministre de la Santé et des Services sociaux en date du 26 avril 2020 permettait la tenue à distance par moyens technologiques des assemblées délibérantes, en introduisant les principes repris dorénavant de manière permanente dans la loi 103.
La convivialité de ces moyens technologiques ne pouvait toutefois pas faire oublier que les assemblées de copropriétaires ou de membres de coopératives (comme les locataires des coopératives d’habitation) sont régies par des règles impératives quant à leur fonctionnement et leur validité. Certains enjeux ont ainsi été considérés, comme la conservation du vote des participants aux assemblées, l’accès à une technologie permettant de participer en temps réel à ces assemblées à distance, ou la possibilité de de tenir un vote secret, lorsque requis.
Quant aux copropriétés divises, les articles 1084.1, 1088.1 et 1089.1 sont ajoutés à la section du Code civil du Québec traitant de la copropriété divise :
1084.1. Les administrateurs peuvent participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. Les administrateurs qui participent à une telle réunion peuvent y voter par tout moyen permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé. ».
1088.1. Une assemblée peut être tenue à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.
1089.1. Les copropriétaires qui participent à une assemblée à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux peuvent y voter par tout moyen permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé.
Quant aux coopératives, des articles similaires sont ajoutés dans la Loi sur les coopératives (articles 76.2, 76.3, 79.1 et 95). Il faut toutefois noter que cette possibilité donnée aux coopératives de tenir leurs assemblées de membres à distance se fait sous réserves de ce qui est prévu par la règlementation interne. Ainsi, tout comme la modification en 2019 de la Loi sur les compagnies pour les organismes sans but lucratif, en cas de silence des règlements de la coopérative, il sera possible de se prévaloir de ce moyen de tenir à distance les assemblées générales annuelles, ou extraordinaires dans votre coopérative.
Il est donc important de vérifier cet aspect et la teneur des dispositions pertinentes qui existeraient déjà dans le règlement de régie interne en vigueur ou dans les politiques internes de votre coopérative.
Nous suggérons de profiter de cette possibilité prévue dorénavant par la Loi sur les coopératives pour encadrer dans le règlement de régie interne de votre coopérative les modalités exactes des assemblées générales annuelles ou extraordinaires des membres, et y prévoir des réponses précises à plusieurs questions qui se posent ou pourraient se poser à l’avenir :
Comment permettre à tous les membres d’avoir accès à une technologie et des outils performants et assurant une communication stable et immédiate ?
Quelle plateforme de communication technologique sera utilisée, à partir de quel compte, et aux frais de qui ?
Comment organiser le vote des participants lorsque le scrutin est secret ?
Qui seront les scrutateurs autorisés, ou les tiers (gestionnaires, conseillers juridiques) appelés à intervenir ?
L’enregistrement ou la diffusion à distance par des participants ou des tiers sera t’il autorisé ?
À quelles conditions le vote des membres pourra t’il être consulté et vérifié de nouveau ?
Des réunions à distances hybrides (par moyens technologiques pour certains membres et en présentiel dans une salle pour d’autres) pourront-elles être prévues ?
En tout temps, nous saurons vous assister dans vos démarches et les modifications nécessaires à apporter à vos règlements.
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